Das SAP ERP wird per 1. Januar 2025 abgelöst. Weshalb müssen wir ein Update durchführen?
Es gibt mehrere Gründe: Einerseits haben wir seit 2016 noch nie eine Aktualisierung unseres SAP-Systems durchgeführt.
Sechs Jahre sind in der ICT-Welt eine Ewigkeit, und da wir unser jetziges SAP noch bis Ende 2024 nutzen werden, ist ein Update unumgänglich.
Andererseits möchten wir uns mit dem Update auch bestmöglich vorbereiten für die nächsten Schritte hin zu einer neuen SAP-Version ab 2025.
Weiter gibt es aber auch rechtliche Aspekte, die ein Update nötig machen. Mit der jetzigen SAP-Version ist es uns nicht möglich, Eingangsrechnungen, welche einen QR-Code enthalten, automatisiert ins System einzulesen. Da gesetzlich vorgeschrieben ab Ende September alle Rechnungen nur noch mit QR-Code an uns gelangen, ist es unumgänglich, dass wir dieses automatisierte Einlesen wieder ermöglichen. Bis dahin müssen diese Rechnungen von unserer Kreditorenabteilung manuell erfasst werden.
Was hat das Update für Auswirkungen auf die tägliche Arbeit?
Das Update hat keine Auswirkungen auf eure tägliche Arbeit; das ist unser Ziel.
Jedoch können wir während der Zeit des Updates von Anfang September bis Ende Dezember keine Änderungen am bestehenden SAP-System tätigen; das ist technisch schlicht nicht möglich. Wir sprechen hier von einem System «Freeze». Dieser Freeze betrifft nur Änderungen von Einstellungen in SAP, welche programmiert oder kundenspezifisch eingestellt werden müssen (z.B. neue Konditionsarten, neue Waren- oder Rabattgruppen). Nach wie vor möglich sind selbstverständlich die Neuanlage und Änderungen an den bestehenden Stammdaten (z.B. Konditionen, Artikeln, Kunden, Lieferanten, usw.).
Ausserdem wird das SAP-System vom 24.12.2022 bis 1.1.2023 nicht zur Verfügung stehen. In dieser Zeit wird das Produktivsystem dem Update unterzogen. Bis dahin laufen die Vorbereitungen auf dem Entwicklungs- und dem Testsystem. Eure Business-Supporter sind in die Vorbereitungen stark eingebunden. Sie werden im November und Dezember für euch testen und so einen reibungslosen Übergang gewährleisten.